presente Breda
son de raad der gemeente Breda.
tz/-
Bijlage nr. 200
1e vervolg)
16 juni 1972.
Antwoorden op door raadsleden gestelde
vragen.
VRAAG (gesteld in de raadsvergadering d.d. 20-3-1972)
De heer van Os: er is vele malen geconstateerd dat er een afstand
bestaat tussen bestuurders en bestuurden. Des te meer verheugend
is het dat er somtijds burgers zijn die brieven schrijven aan het
college. Daarbij komt het voor dat een antwoord van de zijde van
de gemeente zeer lang op zich laat wachten, van maanden tot soms
meer dan een jaar. In verband daarmee wil ik vragen welke procedure
er wordt gevolgd bij het beantwoorden van brieven van burgers.
Wil het college toezeggen onmiddellijk na het binnenkomen van
een brief een kennisgeving van ontvangst te zenden en de brief
schrijver bij lang uitblijven van een definitief antwoord regel
matig op de hoogte te houden van de stand van zaken?
ABTWOORD
a. Bij het beantwoorden van brieven van burgers wordt in het algemeen
de volgende procedure gevolgd:
- ontvangst en registratie van de brief bij de afdeling interne
zaken ter secretarie; hiervandaan vindt ook de distributie plaats
naar de behandelde afdeling;
- afhankelijk van de aard van de brief doen zich de volgende
situaties voor:
1e. beantwoording in concept door de behandelende afdeling;
2e. doorzenden om advies aan de betrokken dienst of diensten,
waarna dit advies wordt verwerkt in het concept antwoord;
3e. in werking stellen van een wettelijke procedure; met name in
deze gevallen kan de beantwoording van brieven geruime tijd
in beslag nemen;
- overleg over en vaststellen van de concepten door ons college,
dan wel door leden van ons college;
b. Waar aanleiding van de vraag van de heer van Os heeft ons college
aan alle hoofden van dienst der gemeente verzocht aan de burgers
bericht van ontvangst te sturen van die brieven, waarvan de be
handeling voorzienbaar langer zal duren dan ca. drie weken.
Op dit bericht dient aangegeven te worden de naam en/of het tele
foonnummer van de behandelende ambtenaar, met wie de briefschrijver
zich dan in direct contact kan stellen om nader geïnformeerd te
worden.
