Projectorganisatie en planning
Als Uw raad overeenkomstig ons voorstel besluit, draagt ons
college zorg voor de uitvoering daarvan.
De uitvoeringsorganisatie stellen wij ons als volgt voor
(zie schema projectorganisatie bouw stadskantoor (bijlage 3)
Een stuurgroep stadskantoor bewaakt de uitvoering van de be
sluitvorming.
De samenstelling van deze stuurgroep is als volgt: drie le
den van ons college, de gemeentesecretaris en de directeur
van openbare werken. Het secretariaat wordt vervuld door de
secretaris van de stuurgroep gemeentegebouwen.
Onder deze stuurgroep functioneren twee projectgroepen met
ieder zo nodig een aantal werkgroepen.
De ene projectgroep onder leiding van de directeur van open
bare werken is in eerste instantie verantwoordelijk voor de
voorbereiding van de feitelijke bouw. Wij zijn voornemens,
onder verantwoordelijkheid van genoemde projectleider, het
feitelijk projectmanagement te laten vervullen door het in
te schakelen adviesbureau A.G.S. te Heerlen. Ook de archi
tect maakt deel uit van deze projectgroep.
Bij de aanvang van de feitelijke bouw zal een bouwteam wor
den ingesteld.
De andere projectgroep onder leiding van de gemeentesecreta
ris en waarin o.a. de functies personeel en organisatie en
financiën vertegenwoordigd zijn, is verantwoordelijk voor de
intergratie onderwerpen. Deze projectgroep dient te werken
binnen het door Uw raad vastgestelde programma van eisen,
het vastgestelde budget en de door de stuurgroep gesanctio
neerde bouwplanning
Beide projectleiders rapporteren aan de stuurgroep.
Voor de stuurgroep stadskantoor functioneren in onze opzet 2
groepen als klankbordnamelijk een commissie ad hoe uit
Uw raad en een gebruikersgroep, waarin de toekomstige bewo
ners van het gebouw zijn vertegenwoordigd.
Bedoeling van deze 2 groepen is dat zowel Uw raad als de me-
dewerk(sters bij voortduring geïnformeerd zijn en blijven
over de voortgang van het proces. Concreet kan hier met name
worden gedacht aan onderwerpen als: inhoudelijke standpuntbe
palingen die van belang zijn voor de bouw van het stadskan
toor, de opdracht aan de architect, het ontwerp, de bewaking
van de door Uw raad gestelde financiële randvoorwaarden, de
personele en organisatorische consequenties, de ontwikkeling
en de bewaking van de planning.
Wij stellen ons voor dat de stuurgroep met een zekere perio
diciteit, afhankelijk van de stand van het proces, deze twee
klankbordgroepen bijeen roept, waarbij niet bij voorbaat de
mogelijkheid van een gecombineerde vergadering wordt uitge
sloten.
Deze organisatievorm biedt goede voorwaarden ten aanzien van
het realiseren van een functioneel stadskantoor binnen strak
- 7 -
nr. 321
