de registratie moet persoonsgegevens bevatten van verschil
lende personen.
de registratie moet een samenhangende verzameling van per
soonsgegevens zijn.
Van een 'samenhangende' verzameling is sprake wanneer een
groep van persoonsgegevens voldoet aan de volgende karakte
ristieken:
Op grond van één of meer kenmerken vertonen van een on
derlinge samenhang.
De algemene kenmerken van samenhang zijn:
rangschikking: de toegang is geordend tot individuele
bestanddsrecords
indeling: bepaalde gegevens komen in elk be
standsrecord op dezelfde plaats voor.
vorm: een vast aantal posities, een codering
of een andersoortige afspraak voor ge
gevenspresentatie
onmisbaarheid: in een adresseringssysteem is een
samenhang tussen de voor communicatie
bestemde gegevens naam, adres, woon
plaats
Dezelfde gemeenschappelijke bestemming hebben; gericht
zijn op één doel.
In de praktijk als één geheel wordt beschouwd.
Bij geautomatiseerde gegevensverzamelingen kan de onderlinge
samenhang dus blijken door de wijze waarop een database is
ingericht
Ook kan er in een tekstverwerkingscomputer of een willekeu
rige databank-computer samenhang tussen persoonsgegevens
ontstaan door de aanwezigheid van programmatuur die het mo
gelijk maakt om op persoon informatie te onttrekken aan die
computer.
Voor geautomatiseerde gegevensverzamelingen geldt bovendien
de eis van systematische toegankelijkheid, welke niet moge
lijk is als b.v. de betreffende programmatuur ontbreekt.
Bij het bepalen van wat onder een 'verzameling' dient te
worden verstaan is niet van belang of gegevens op één of
meer plaatsen worden opgeslagen (fysieke benadering), maar
of een gegevensverzameling als één geheel wordt gehanteerd
of niet (logische benadering). Zo zal een gegevensverzame
ling met een logische samenhang, waarvan de gegevens op meer
dere magneetbanden of -schijven zijn vastgelegd, worden be
schouwd als één persoonsregistratie.
Ook is het mogelijk, dat een gegevensverzameling meer dan
een functie heeft. Men kan dan het geheel toch als één per
soonsregistratie beschouwen.
Bij deze uitgangsgedachte is er binnen de gemeente maar één
personeelsregistratie en bij b.v. de G.S.D. maar één cliën
tenregistratie
Indien echter uit doelmatigheidsoverwegingen bepaalde basis
gegevens uit verschillende gegevensverzamelingen slechts
éénmaal worden opgeslagen, zal in het algemeen sprake zijn
van meerdere persoonsregistraties.
- 3 -
