Ook indien alle gegevens in één gemeenschappelijke verzame
ling zijn ondergebracht om het leggen van verband tussen die
gegevens te vereenvoudigen, dienen deze deelverzamelingen
toch als afzonderlijke persoonsregistraties te worden aan
gemerkt
De verbanden dienen dan als koppelingen tussen de registra
ties te worden beschouwd.
Tenslotte kunnen bepaalde gegevens gedeeltelijk centraal en
gedeeltelijk decentraal worden verwerkt. Afhankelijk van de
samenhang tussen de deelverzamelingen, zal moeten worden be
paald of er sprake van één of meerdere persoonsregistraties
is
Indien wordt gekozen voor het opdelen van een gegevensverza
meling in meerdere persoonsregistraties, heeft dat diverse
consequenties
kleinere registraties komen eerder in aanmerking voor
vrijstelling van de reglementsplicht,
verzoeken om inzage en correctie hebben een groter of
kleiner inpact,
- bij verschuivingen in het gebruik wordt sneller de oor
spronkelijke beschrijving in het reglement te buiten
gaan, hetgeen kan leiden tot nieuwe aanmelding regle
ment
Back-up-schaduw- en parallelbestanden dienen te worden be
schouwd als hulpmiddelen bij het voeren van een persoonsre
gistratie en vormen geen nieuwe zelfstandige persoonsregis
tratie, noch vallen zij onder de oorspronkelijke persoonsre
gistratie, waarvan zij een afgeleide vormen.
Zij zijn naar aard, doel en gebruik ondersteunend voor het
registratieproces en missen dus een zelfstandige betekenis.
Ook gedistribueerde processen, printfiles, programmatabellen
en sub-registraties worden als hulpmiddelen erkend.
de registratie dient, voor zover zij niet langs geautomati
seerde weg wordt gevoerd, met het oog op een doeltreffende
raadpleging systematisch te zijn aangelegd.
Weinig gestruktureerde conventionele gegevensverzamelingen
zoals enkelvoudige dossiers en dossierverzamelingen, die al
leen alfabetisch-lexicografisch toegankelijk zijn gemaakt,
worden niet als systematisch aangelegd beschouwd.
Ook uitsluitend chronologisch (b.v. op datum gerangschikt)
geordende gegevensverzamelingen vallen buiten de wet.
Hierbij kan worden gedacht aan personeelsdossiers, waarbij
alle personeelsgegevens over een personeelslid chronologisch
zijn opgeborgen, zonder nadere rubricering naar onderwerp.
Ook een dossier met vergunningaanvragen en -besluiten die
chronologisch zijn gerangschikt, is veelal niet systematisch
toegankelijk.
Gegevensverzamelingen in de vorm van kaartsystemen, of in
hoofdzaak bestaande uit voorbedrukte formulieren, zullen
echter in de regel wél onder het begrip systematisch aange
legd vallen.
- 4 -
