aan de raad der
gemeente Breda
nr. 123
BZ/906802229
Voorstel van burgemeester en
wethouders tot verfilming van het
archief- en persoonsregister van
de afdeling burgerzaken.
Inleiding
Bij het ontwerp van de inrichting van het nieuwe stadskantoor
is ervoor gekozen om het archiefregister van de afdeling burger
zaken, bestaande uit 523 banden, met in totaal naar schatting
350.000 archiefkaarten, niet in zijn huidige vorm over te
brengen naar het nieuwe stadskantoor. Evenmin zullen 3
"Denocard,,-kasten, waarin naar schatting 260.000 persoons- en
woningkaarten zijn opgenomen, worden overgebracht. De argu
menten die hieraan ten grondslag liggen zijn, dat:
1. de kosten voor het demonteren en opnieuw installeren van
deze kasten, voor zover dit gezien de staat waarin zij ver
keren al mogelijk zou zijn, erg hoog zijn. Deze worden door
firma Denocard voorlopig geraamd op 30.000,(exclusief
B.T.W.
2. bij verplaatsing van de kasten naar het nieuwe stadskantoor,
evenals destijds in het huidige gebouw, bouwkundige aanpas
singen nodig zijn, die extra kosten met zich brengen. Dit
vanwege de omvang en het gewicht van de kasten met inhoud.
Genoemde registers zullen derhalve te zijner tijd onderge
bracht moeten worden bij de archiefdienst.
Aangezien de afdeling burgerzaken in het kader van de uitvoe
ring van het besluit bevolkingsboekhouding en de G.B.A.-wet zal
moeten kunnen blijven beschikken over de gegevens uit deze
registers is het noodzakelijk deze gegevens over te brengen op
micro-film. Aangezien de totale bijhouding van de persoons
kaarten eerst na inwerkingtreding van de G.B.A.-wet gestaakt
kan worden, kan verfilming hiervan eerst dan plaatsvinden.
Verfilming van het archiefregister kan nu reeds geschieden.
Mot iver inq1oe1icht ina
Om tot verfilming van het archief- en persoonsregister te komen
is een drietal bedrijven verzocht offerte uit te brengen. Zoals
uit de ter visie liggende bescheiden blijkt, heeft Kodak Neder
land B.V. de aantrekkelijkste offerte uitgebracht. Aangezien
Kodak bovendien de meeste ervaring heeft met het overnemen van
gegevens van archief- en persoonskaarten op film, lijkt het wen
selijk dit bedrijf deze werkzaamheden te doen uitvoeren. Met
verfilming van het archiefregister en persoonsregister en de
aanschaf van de voor raadpleging van de gegevens benodigde ap
paratuur is een bedrag gemoeid van 48.000,inclusief
B.T.W. Het bedrag is berekend op basis van de verstrekte
geraamde gegevens.
