RAADSVOORSTEL vervolg 271
Bovenstaande gebreken dragen grote risico's met zich mee; daar
naast leiden ze op de wat langere termijn onherroepelijk tot
omvangrijke (extra) conservatie- en restauratiekosten. Onvol
doende preservatie (vaste temperatuur 16-18 °C en vaste
relatieve vochtigheid 55-60 veroorzaakt verzuring en/of ver
brokkeling van het gemeentelijke archiefbestand. Welnu, de tem
peratuurwaarden binnen de beste archiefruimten schommelen tussen
de 14 °C en 23-25 °C en die binnen de slechtste archiefruimten
zelfs tussen de 0-5 °C en 25-30 °C.
2. CAPACITEITSEISEN
De huidige bestanden in de gemeentelijke archiefbewaarplaats
omvatten 3.000 ml. Binnen vijfentwintig jaren zullen deze zijn
uitgegroeid tot 5.4 00 ml, inachtnemend de normale aangroei door
overbrenging en acquisitie en uitgaand van een verdrievoudiging
van de selectie en vernietiging. Al deze bestanden dienen mate
rieel goed beheerd te worden, ordentelijk opgesteld en gemakke
lijk raadpleegbaar te zijn. Dan zorgt de gemeentelijke overheid
op juiste wijze voor haar documentaire eigendom en voldoet ze
aan de taak van openbaarheid van bestuur en van behoud van cul
tuurgoed. Daarbij komt, dat door de opname van steeds jongere
bestanden (tot 1980) de overige gemeentelijke diensten meer en
meer een beroep gaan doen op de Gemeentelijke Archiefdienst in
het kader van hun eigen informatiebeheer: de gemeentelijke
archiefbewaarplaats als "verlengde registratuur" voor de overige
diensten.
3STADSERF
In eerste instantie is uitgegaan van nieuw- en verbouw aan en op
het Stadserf. Deze optie bleek niet haalbaar. De kelders onder
het oude Stadhuis toonden zich onbruikbaar voor archiefopslag:
talloze leidingen, hoogteverschillen, te geringe hoogte door
gewelfvorm, enz. De uiterst moeilijke bereikbaarheid van het
plein voor vrachtverkeer zou de bouwplaatskosten aanzienlijk
verhogen; hoge bouwkosten waren te verwachten wegens de bestaan
de bekabeling en riolering en de noodzaak van damwanden. Een
compacte huisvesting van de Archiefdienst kon daar onmogelijk
worden verwezenlijkt.
Na afweging van dit en diverse andere alternatieven (zie bijge
voegde notitie van de gemeentearchivaris naar aanleiding van de
vergadering van ons college d.d. 9-10-1991) heeft ons college
besloten tot het voorstel, zoals dit hierbij aan U wordt voorge
legd. In dit voorstel blijft wel de kelder onder de Trouwzaal
van het oude Stadhuis (Stadserf 7) voor de Archiefdienst
beschikbaar als bufferruimte voor tijdelijk te bewaren semi-sta-
tische archieven en voor nog onbewerkte bestanden. Dit levert
een extra capaciteit van 1.000 ml op.
