BIJLAGE 1
Notitie van gemeentearchivaris n.a.v. B&W-vergadering d.d. 9-
10-1991, in overleg met adjunct-secretaris
1. Waarom hele archiefdienst naar de Vlaszak en niet alleen
de vrijkomende archivalia (2.200 a 2.700 ml van
stadskantoor en 500 ml van St-Annastraat
Algemeen:
de bedrijfsvoering en publieksvriendelijkheid vereisen
een centrale, zo compact mogelijke huisvesting (wat voor
de vijf stadskantoordiensten onderling opgaat, gaat
zeker voor de onderdelen van één enkele dienst met
primaire taakvelden als archiefbeheer en -openbaarheid
op)want
veelvuldig transport vanuit de depots naar de:
inventarisatoren (300 ml semi-statisch en 50 ml
statisch archief per jaar bewerken en opschonen);
het restauratieatelier (200 ml ompakken, 30 ml
screenen en 8 ml restaureren/conserveren per
jaar)
de onderzoeker (10 ml raadplegen per jaar);
de studiezaal (3400 inv. nrsinlichtingencorres
pondentie 400 stuks per jaar 800 inv. nrs.);
en de diensten (15 aanvragen per week
secretariearchief 1960-1979 780 dossiers per
jaar1; 50 aanvragen per week archief O.W. 1940-
1979 2600 dossiers per jaar (excl.
bouwdossiers10 aanvragen per week overige
diensten 520 dossiers per jaar)3;
afgezien van de vernietigde meters (200 ml per jaar)
moeten alle genoemde aantallen ook weer naar de depots
terug
onvoorspelbaarheid van de stukkenaanvraag qua tijdstip
en qua inv. nr./dossier (afhankelijk van de inhoud en
de voortgang van de historische onderzoeken/ambtelijke
procedures kan in principe elk inv. nr. of dossier
relevant zijn/worden);
het hele gemeentelijke apparaat is gebaat bij een
efficiënt documentenbeheer bij de archiefdienst (net
zoals elke dienst apart gebaat is bij een goed
functionerende registratuurafdeling); vglde vele
ambtelijke aanvragen hierboven: op jaarbasis 780 2600
520 3900 dossiers; lang moeten wachten op de
dossiers leidt tot irritaties en arbeidsverlies
bij de plannen tot het nieuwe stadskantoor is geld
bespaard door het niet inplannen van semi-statische
archiefruimten, wat bij de bouw van de Schouwburg en
Muziekschool/O.Bopnieuw lijkt te gebeuren. Steeds gaat
1Nagetrokken bij registratuur.
2. Idem.
3. Eigen ervaringsgegeven.
1
