gemeente Breda
cnnr^
GEMEENTE BREDA
RAADSVOORSTEL: 1992/NR. 95
Registratienr: 926801431
Dienst/afdeling: GSD
BETREFT: AUTOMATISERING/MICRO-VERFILMING PERSONENARCHIEF
GEMEENTELIJKE SOCIALE DIENST
INLEIDING
In verband met de besluitvorming rond de huisvesting van de Gemeentelijke
Archiefdienst en de daarmee samenhangende noodzakelijke vrijmaking van een groot
deel van de kelder in het pand Vlaszak 6/8, met name ook door de Gemeentelijke
Sociale Dienst, is de directeur van de Gemeentelijke Sociale Dienst opdracht gegeven
op korte termijn een voorstel aan ons college voor te leggen voor Automatisering van
het personenarchief van deze dienst.
Resultaat hiervan is geweest dat ons college thans Uw Raad de navolgende voorstellen
voorlegt:
VOORSTEL:
1. Overgaan tot micro-verfilming van het personenarchief bij de Gemeentelijke
Sociale Dienst en hiertoe aan te schaffen het ABDICK-systeem c.a.
2. Terzake een krediet beschikbaar te stellen van 800.000,-.
3. Ter dekking van de jaarlijkse exploitatielasten ad. 175.500,- de
personeelsformatie bij de Gemeentelijke Sociale Dienst per 1-1-1994
verminderen met 3 1/4 formatieplaats.
4. De kapitaalslasten 1993 ad. totaal 32.000,- ten laste te brengen van de
voorziening Reorganisatie Algemeen bij de GSD.
MOTIVERING/TOELICHTING:
a. Naast het klassieke opbergsysteem via dossiers, zoals de Gemeentelijke
Sociale Dienst thans kent, zijn er voor archivering twee andere mogelijkheden,
te weten:
1Digitale techniek en
2. Microfilm-techniek
Beide systemen hebben een aantal voordelen ten opzichte van het klassieke
opbergsysteem, met name ruimtebesparing, snelle toegankelijkheid van
informatie een goede beveiliging. Geconcludeerd is dat aan een digitale opslag
een aantal nadelen kleeft, die invoering op dit moment niet zonder meer
mogelijk maakt. Als grote nadelen kunnen genoemd worden:
Juridisch nog niet geaccepteerd:
Hoge aanschafprijs:
Onvoldoende standaardisatie;
Systeem nog niet optimaal gebruiksklaar;
Deze nadelen van digitale documentopslag, gecombineerd met de wetenschap
dat de leveranciers van microfilm-systemen op dit moment reeds de
mogelijkheid bieden om t.z.t op eenvoudige wijze over te stappen naar een
systeem van digitale opslag, zijn aanleiding geweest om vooralsnog niet over te
gaan op digitale opslag, maar te kiezen voor microfilm-techniek.
