b. Binnen de systemen, die met behulp van verfilming werken, kan een
onderscheid gemaakt worden naar:
Retrieval Rolfilmsysteem
Jacket-systeem
Updatable Microfiche-systeem
Uit onderzoek is gebleken dat de laatstgenoemde techniek (Updatable
Microfiche-systeem) van alle systemen, waarbij gebruik wordt gemaakt van de
verfilmingstechniek, het meest geschikt is voor het gebruik binnen de
Gemeentelijke Sociale Dienst.
In aanschaf- en beheerskosten ontlopen de genoemde systemen elkaar niet
veel.
Gekozen is daarom voor het ABDICK Microfiche-systeem c.a.
Dit systeem is ook in gebruik c.q zal op korte termijn in gebruik worden
genomen bij enkele andere grote Gemeentelijke Sociale Diensten.
c. Ter realisering van een en ander is door de GSD een conversieplan opgesteld.
In totaal betreft het ruim 18.000 dossiers.
De doorlooptijd van de feitelijke (gefaseerde) conversie, die voor een groot deel
ook met het eigen personeel zal dienen plaats te vinden, kan in het vierde
kwartaal van 1992 starten (voorbereidende werkzaamheden) en zal ongeveer 15
maanden in beslag nemen. Tijdens deze periode zal de organisatie van de
GSD met twee systemen moeten werken, namelijk het oude systeem van
fysieke dossiers, dat wordt afgebouwd en het nieuwe systeem van micro
dossiers, dat wordt opgebouwd.
Eind 1993 zal het project beëindigd moeten zijn.
De benodigde extra menskracht voor het conversietraject is berekend op 2^
mensjaar.
Gedeeltelijk zal dit door inzet van eigen personeel kunnen worden opgevangen
(o.a overwerk), maar er zal tijdelijk personeel moeten worden ingezet om dit
traject eind 1993 te kunnen voltooien.
PERSONELE CONSEQUENTIES
Aan de hand van de beschikbare gegevens van het nieuwe systeem, de
werkplekanalyse en de ervaringscijfers van de Gemeentelijke Sociale Diensten in Den
Bosch en Dordrecht is berekend dat voor de uitvoeringswerkzaamheden in de nieuwe
situatie 2 1/4 formatieplaats dossiervormer minder benodigd is dan in de huidige
situatie.
Daarnaast zal de overgang op het microfiche-systeem binnen de GSD leiden tot
efficiency-verbetering, wat tot besparing van één formatieplaats zal leiden.
Via een plan van aanpak (o.a jobrotation) zal met name voor de medewerk(st)ers van
de archiefgroep gezorgd worden voor herplaatsing binnen de GSD.
FINANCIËLE CONSEQUENTIES
De totale investering, die gepaard gaat met deze operatie bedraagt 800.000,-- als
volgt gespecificeerd:
a. Updatable ABDICK-systeem, inclusief REDOC Retrieval-systeem,
readers en printers: 655.000,--
b. Inzet extra personele capaciteit e.d. ten behoeve
van de conversie 110.000,--
c. Aanpassingen meubilair, gebouw en onvoorzien f 35.000.--
Totaal:
800.000,-
- 2 -
