Externe communicatie
Zoals gezegd moet helder zijn dat het bij de takendiscussie gaat om politieke keuzes en niet
om een gemeentelijk (beleids)plan. Er is geen inspraak. De politieke keuzes kunnen moge
lijk echter (vergaande) gevolgen hebben voor allerlei organisaties en bewoners van de
gemeente. Bewoners en belangenorganisaties zullen moeten weten waarom de takendiscussie
van belang is en dat deze gevolgen kan hebben voor het gemeentelijk takenpakket, dus ook
voor hen.
Om belangstellenden inzicht te geven in de takendiscussie is het belangrijk om het materiaal
dat de basis vormt voor de verdere discussie, toegankelijk te maken en de resultaten van de
commissievergaderingen in korte, heldere verslagen beschikbaar te stellen.
De voorstellen die het college formuleert op basis van de takendiscussie gaan de inspraak
in. Daarbij krijgen belangenorganisaties en individuele inwoners de gelegenheid te reageren
op de plannen. Daarna gaan de voorstellen naar de functionele commissies en uiteindelijk
ter goedkeuring naar de raad. Dit proces vraagt om een zorgvuldige communicatie.
Tenslotte zullen bij de afronding van de takendiscussie bewoners en belangenorganisaties
geïnformeerd worden over de uiteindelijke uitkomsten en de gevolgen die zij daarvan zullen
ondervinden.
Interne communicatie
De takendiscussie kan gevolgen hebben voor het gemeentelijk takenpakket, dus ook voor de
interne organisatie en de individuele medewerkers. Dat betekent dat de interne doelgroep,
de medewerkers van de gemeente, goed op de hoogte moeten zijn van de stand van zaken
van de takendiscussie en de (mogelijke) gevolgen daarvan. Er moet voorkomen worden dat
de discussie intern voor nodige onrust en geruchten zorgt.
De communicatie moet er op gericht zijn dat het personeel in de loop van het proces goed
geïnformeerd blijft. Bij de afronding van de takendiscussie moeten medewerkers tijdig en
volledig geïnformeerd worden over de resultaten en de eventuele gevolgen voor hun werk
en positie. Afhankelijk van de situatie en de ontwikkelingen rondom de takendiscussie kan
een apart communicatieplan worden opgesteld voor de interne communicatie.
Plan van aanpak
N.b. Eind mei is er tijdens de persbriefing aandacht besteed aan het hoe en waarom van de
takendiscussie. Tevens is er een persbericht uitgegaan. In Standplaats Breda is een artikel
verschenen over de themalunch rondom de takendiscussie. Ook in Stad Breda is melding
gemaakt van de takendiscussie. Nu de takendiscussie een vervolg krijgt, zal een aantal van
deze communicatie-activiteiten opnieuw moeten worden uitgevoerd.
Externe communicatie
1persbriefing
Tijdens de wekelijkse persbriefing op 4 oktober zal er een toelichting worden gege
ven op de stand van zaken rondom de takendiscussie, de werkwijze en procedure.
Na afloop van de persbriefing zal er een persbericht worden verspreid.
