Interne communicatie
1. Artikel Standplaats Breda
De komende maanden zal Standplaats Breda regelmatig aandacht besteden aan het
verloop en de resultaten van de takendiscussie. In het novembernummer verschijnt
een artikel over het vervolg van de takendiscussie aan de hand van een interview
met de onafhankelijk voorzitter van de commissie ad hoe.
2. Mondelinge toelichting voor medewerkers - rol verantwoordelijk wethouder
Zoals gesteld kan de takendiscussie gevolgen hebben voor het takenpakket van de
gemeente, en dus ook voor de interne organisatie. Die gevolgen kunnen bijvoor
beeld het verminderen of afstoten van taken zijn, waardoor er functies kunnen
wijzigen of verdwijnen. Gevolgen die intern voor de nodige commotie kunnen
zorgen. Om onnodige onrust te voorkomen is het van belang medewerkers tijdig en
goed geïnformeerd te informeren. De verantwoordelijk wethouder heeft hierin een
cruciale rol. Een (of meermalen een) mondelinge toelichting geven op het proces
van de takendiscussie en mogelijke gevolgen voor het personeel is daartoe een
geëigend middel. Het is bovendien een manier om zicht te krijgen op vragen en
weerstand die er leven onder het personeel.
3. Mondelinge toelichting voor medewerkers - rol leidinggevenden
Het is zaak om de leidinggevenden een expliciete rol te geven bij de terugkoppeling
over de takendiscussie. Een eerste aanzet hiertoe is gegeven in de vorm van een
themalunch over de takendiscussie op 12 mei jl. In principe hebben deelnemers de
taak hun medewerkers te informeren over de inhoud van deze bijeenkomsten. In de
loop van de verdere takendiscussie kunnen leidinggevenden een wezenlijke rol
spelen bij de informatieverstrekking over de stand van zaken en de gevolgen van de
takendiscussie aan hun medewerkers. Daar zal wel een bepaalde vorm voor gekozen
moeten worden, zodat er een vorm van informatie-uitwisseling ontstaat: de leiding
gevende informeert, medewerkers stellen vragen en kunnen hun mening kwijt. Op
deze wijze ontstaat er meer zicht op weerstand en kan er ingespeeld worden op
vragen die onder het personeel leven. Dat geeft ook de mogelijkheid van terugkop
peling door de leidinggevenden richting verantwoordelijk wethouder/het college.
4. Afronding van de takendiscussie - Interne communicatie
De resultaten van de takendiscussie zullen ook doorwerken in de interne organisatie.
De gevolgen voor het takenpakket van de gemeente, van de verschillende diensten
en afdelingen en van individuele medewerkers moeten helder in beeld worden
gebracht. Dat zal allereerst moeten gebeuren in mondelinge toelichtingen, daar waar
de gevolgen het grootst zijn, bijvoorbeeld door het inkrimpen van afdelingen en het
afstoten van taken en dus van formatieplaatsen. De verantwoordelijk wethouder en
de leidinggevenden spelen hierin een cruciale rol. Standplaats Breda zal aandacht
besteden aan de resultaten en de gevolgen van de takendiscussie voor de gemeente
lijke organisatie.
