2
Raadsvoorstel vervolg/ 284
Daarnaast is in de commissie Middelen van 14 februari 1995 een voor
stel behandeld naar aanleiding van het rapport van professor Frissen.
In dit rapport wordt onder andere voorgesteld om bestuurlijke documen
ten beter toegankelijk te maken door elektronische opslag en ontslui
ting. Tevens wordt voorgesteld om betreffende documenten ook elektro
nisch te maken, te verzenden en te bewerken. Dit om het besluitvor
mingsproces beter te beheersen en meer efficiency te realiseren.
Deze beide ontwikkelingen zijn gecombineerd en als eis werd dan ook
opgenomen dat ook een vergader- of bestuurlijke module aanwezig diende
te zijn.
Na vergelijking van documentatie, het bezoeken van beurzen en leveran
ciers en het inwinnen van informatie (o.a. bij de VNG) werd de keuze
beperkt tot een tweetal leveranciers. Dit waren Walvis-software uit
Delft en K+V van Alphen uit Woerden.
Uit de demonstratie/test van het pakket Walvis-post kwam een aantal
belangrijke tekortkomingen van het pakket naar voren.
Ook na overleg met de firma Walvis kon geen andere conclusie worden
getrokken, dan dat niet aan de eisen kon worden voldaan.
De functionele test van het pakket P&A+ van de firma K+V van Alphen
heeft aangegeven dat dit pakket wel grotendeels voldoet aan het
programma van eisen.
Overigens biedt de flexibiliteit ook mogelijkheden om andere wensen
binnen de gemeentelijke organisatie, zoals bijvoorbeeld een klachten
beheerssysteem, op eenvoudige wijze binnen het systeem te realiseren.
Ook had dit pakket op dat moment de beste prijs-prestatie verhouding.
De voordelen van het nieuwe systeem zijn talrijk en over de hele
organisatie verspreidt. Onder andere kunnen genoemd worden;
het ondersteunen van de uitvoering van de Algemene Wet Bestuurs
recht voor wat betreft het informeren van burgers over de
voortgang van procedures;
het vroegtijdig op de hoogte zijn van toekomstige agenda-punten;
afhandelingsprocessen van ontvangen post maar ook van bestuur
lijke voorstellen kunnen sneller verlopen of uitgevoerd worden,
doordat documentverplaatsingen tot het uiterste worden beperkt;
op termijn een directe toegankelijkheid van de bestuursvoorstel
len alsmede agenda's en besluiten(lijsten) voor de gehele
organisatie
Hiermee wordt een eerste bijdrage aan het Raads Informatie
Systeem gerealiseerd.
