Gemeente Breda
Raadsvoorstel 1996/ ^6
Registratienummer 958004701
Dienst/afdeling SAW/SO
Aantal bijlagen
Betreft: Aanschaf apparatuur en programmatuur voor optische verwerking en opslag van
inkomstenbr ieven
Inleiding
Bij de vakdienst Sociale Zaken van de dienst Sociale Zaken, Arbeidsmarktbeleid en
Welzijn, doen zich een aantal knelpunten voor op het terrein van de verwerking en opslag,
en van het beheer en onderhoud van cliëntgegevens:
- een dreigend tekort aan fysieke opslagcapaciteit;
- performanceproblemen met het Sociale Dienst Managementsysteem (SDMS);
- knelpunten met betrekking tot de verwerking, opslag en beschikbaarheid van door cliënten
- via de periodiek in te leveren inkomstenbr ieven - verstrekte gegevens.
De hogere eisen die - met de invoering van de nieuwe Algemene bijstandswet - worden
gesteld aan het verzamelen, controleren, verifiëren en beheren van cliëntgegevens, alsmede
de problemen die dreigen te ontstaan met betrekking tot de door de leverancier te geven
garanties ten aanzien van kwaliteit en performance van SDMS noodzaken tot een oplossing
van de hiervoor genoemde en sterk met elkaar samenhangende knelpunten.
Motivering/T oelichting
In eerste aanleg is - reeds enige tijd geleden - onderzocht of de invoering van een zoge
noemd Documentair Informatiesysteem (DIS) een oplossing voor de betreffende knelpunten
zou kunnen bieden. Vanwege de zeer hoge financiële lasten is toen niet voor een dergelijk
systeem gekozen.
Ten aanzien van voornoemde knelpunten is vervolgens voor verschillende oplossingsrichtin
gen gekozen:
- Om een oplossing te vinden voor het knelpunt ten aanzien van de fysieke opslagcapaciteit:
verfilming van cliëntdocumenten op een microfiche-systeem;
- Voor de aanpak van de performanceproblemen van het SDMS:
vervanging van de micro-computer RM600 type 10, door een RM600 type 230;
aanpassing van de SDMS programmatuur;
vervanging van de programmeertaal DDB4 door Oracle.
Daarmee was nog géén oplossing gevonden voor de knelpunten op het terrein van de
verwerking, het beheer, de toegankelijkheid en de beschikbaarheid van cliëntgegevens die
via de periodieke inkomstenbrieven worden verkregen.
Dit proces wordt thans in beperkte mate ondersteund door geautomatiseerde hulpmiddelen
(optische lezer). Echter, het proces van gegevensverwerking dient nog in belangrijke mate
via handmatige invoering van gegevens in het SDMS plaats te vinden. Dat betekent in de
praktijk dat telkens weer grote hoeveelheden papieren documenten tussen de verschillende -
bij het verwerkingsproces betrokken - organisatorische eenheden moeten worden verplaatst.
Hoe zorgvuldig dat ook plaatsvindt, het brengt onvermijdelijk de nodige risico's van
zoekraken en beschadiging van documenten met zich mee.
Daar komt nog bij dat de thans in gebruik zijnde optische lezer zowel economisch als
technisch is afgeschreven en derhalve door de leverancier niet meer zal worden onderhou
den. Daarom zou er alleen al voor dit doel, op korte termijn een investering noodzakelijk
zijn voor nieuwe apparatuur en programmatuur. Het is wenselijk dit knelpunt niet geïso
leerd aan te pakken, maar in te kaderen in de aanpak van een aantal andere, hiervoor reeds
genoemde - en reeds langere tijd bestaande - knelpunten.
