3
Raadsvoorstel vervolg/ 36
snelle en adequate wijze te verwerken en deze op elke werkplek direct beschikbaar te
hebben voor de contactpersonen.
De beoogde apparatuur en programmatuur biedt daarbij tevens de mogelijkheid om het -
gelet op de garantie-afspraken met Siemens Nixdorf - teveel aan cliëntgegevens dat thans in
de database is opgeslagen, op een beheersbare en een direct toegankelijke wijze buiten het
SDMS op te slaan.
Concreet gaat het om vervanging van de huidige apparatuur en programmatuur (optische
lezer) door:
- ODIAS-software voor het scannen en controleren van inkomstenbrieven;
- ARCIS-software voor het opslaan en het geautomatiseerd toegankelijk maken van de
opgeslagen inkomstenformulieren.
- de bijbehorende hardware.
In de bijgevoegde offerte wordt de technische specificatie weergegeven en wordt aangege
ven op welke wijze verwerking en beschikbaarstelling van de verwerkte cliëntgegevens
plaatsvindt.
Hier wordt volstaan met daarnaar te verwijzen.
Het is verder van belang dat de onderhandelingen met de leverancier van een oorspronkelij
ke offerte van 555.000, exclusief BTW, hebben geleid tot een definitief aanbod van
446.808 exclusief BTW.
In deze prijsstelling zijn de kosten van installatie, ondersteuning bij de implementatie en
opleiding inbegrepen.
Voor de vakdirectie Sociale Zaken is het van groot belang dat met deze geautomatiseerde
hulpmiddelen een snelle verwerking van via inkomstenbrieven verkregen gegevens - ook
voor de langere termijn - gewaarborgd kan worden. Bovendien zullen de betreffende
gegevens ook op een snelle en eenvoudige wijze op elke werkplek direct toegankelijk en
beschikbaar zijn, waardoor meer en betere waarborgen worden geschapen voor een
efficiënte en effectieve dienstverlening aan de cliënten. Immers, op deze wijze kan de
zoektijd naar cliëntgegevens tot een minimum worden beperkt.
Verder kan verplaatsing tussen de verschillende organistie-onderdelen daardoor achterwege
blijven en worden risico's van zoekraken en beschadiging van documenten voorkomen.
Doordat de archivering van de gegevens plaatsvindt op een WORM-medium (Write Once,
Read Many times) kunnen deze, na opslag niet meer worden gewijzigd. Dat garandeert dat
de oorspronkelijke gegevens onveranderbaar en onverminkbaar kunnen worden opgeslagen.
Omdat het verwerkings- en opslagsysteem een universeel karakter heeft is het geschikt om
alle typen documenten digitaal te verwerken. Daardoor kunnen in de toekomst ook andere
documenten op deze wijze worden opgeslagen en is de mogelijkheid tot doorgroei naar een
systeem van electronische dossiers aanwezig, zonder of met beperkte extra investeringen.
Consequenties
Europese aanbesteding
De verwerkingsprocessen van de vakdirectie Sociale Zaken worden ondersteund door het
Sociale Dienst Managementsysteem (SDMS) van Siemens/Nixdorf.
De apparatuur en programmatuur voor de verwerking van de gegevens van inkomsten
brieven en het opvragen van verwerkte gegevens vindt plaats via SDMS. De beteffende
apparatuur en programmatuur dient derhalve afgestemd te zijn op en gekoppeld te worden
aan de onderscheiden modules van het SDMS.
Uit dien hoofde kan de levering van en de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en
performance van de totale configuratie alleen aan Siemens/Nixdorf worden toevertrouwd.
