5
Raadsvoorstel vervolg/ 36
Door het in gebruik nemen van de beoogde apparatuur en programmatuur voor optische
verwerking en archivering van inkomstenbrieven, kan de noodzakelijke personele uitbrei
ding van de vakdirectie Sociale Zaken naar verwachting beperkt blijven tot één formatie
plaats. Hierdoor zal naar verwachting op termijn een beperkter beslag op de structurele
middelen voor uitvoeringskosten van de nieuwe ABW, die reeds bij een afzonderlijk krediet
aan de dienst SAW zijn toegekend, noodzakelijk zijn.
2. Op de langere termijn
Er wordt naar gestreeefd op de langere termijn een situatie te bereiken waarin de noodzaak
tot het in stand houden en beheren van een omvangrijk fysiek archief van cliëntendossiers
in belangrijke mate beperkt zal kunnen worden. Dit archief zal geleidelijk aan vervangen
kunnen worden door electronische archivering.
De beoogde apparatuur en programmatuur bieden daartoe de technische mogelijkheden,
zonder dat daarvoor aanzienlijke extra investeringen nodig zullen zijn.
Op de langere termijn zal dit kunnen leiden tot een wijziging van de eisen die aan de
functies van archiefbeheer worden gesteld alsook tot een vermindering van de noodzakelijke
personele formatie. De ontwikkelingen op dit punt worden nauwlettend gevolgd. In een
notitie met betrekking tot de normtijdensystematiek, die op korte termijn zal worden
voorgelegd, zal hierop nader worden ingegaan. Voorts zal dit leiden tot een aanzienlijk
vermindering van de huidige druk op de fysieke opslagcapaciteit.
Juridisch
De nieuwe Archiefwet 1995 (artikel 7), die - naar verwachting - ingaande 1 januari 1996 in
werking zal treden biedt daartoe de formeel juridische basis voor electronische archivering
en voor de acceptatie van daaruit vervaardigde reprodukties ten behoeve van bewijsvoering
in bezwaar- en beroepszaken. De papieren reprodukties van digitaal opgeslagen documenten
worden aanvaard als bewijsstukken ingeval van bezwaar- en
beroepsprocedures
Aan de rechtbank Breda is, teneinde op dit punt onduidelijkheden te voorkomen, specifiek
verzocht schriftelijk te bevestigen dat dergelijke reprodukties als bewijsstukken zullen
worden geaccepteerd.
Communicatie
N.v.t.
Commissiebehandeling
De commissie Sociale Zaken, Arbeidsmarktbeleid en Welzijn kan zich met dit voorstel
verenigen.
Als bijlage bij dit voorstel is meegezonden
