Gemeente Breda
Raadsvoorstel
Registratienr: [7635]
Dienst/afdeling: CON/CM
Betreft:
Voorstel
Motivering/Toelichting
Ander meubilair
Concentratie werkplekken
Bouwkundige voorzieningen
ICT aanpassingen
150.000
45.000
155.000
70.000
Totaalraming
420.000
Agendapuntnummer137
Aantal bijlagen: -
Verhuizing Concernstaf naar flexibele werkplekken
Inleiding
Onlangs heeft een herschikking van activiteiten van de Concernstaf en Bestuursdienst
plaatsgevonden. De Concernstaf is hierdoor veel kleiner geworden. De reorganisatie betekent ook
een interne verhuizing. Inmiddels is het idee ontstaan de nieuwe organisatie niet meer te huisvesten
volgens het in stadskantoor 1 gebruikelijke concept van ieder een eigen werkplek.
Uit ervaringen elders blijkt dat de manier waarop de werkplekken van medewerkers worden opgezet
mede bepalend zijn voor de manier waarop gewerkt wordt. De voordelen die in diverse publicaties
genoemd worden naast ruimtebesparing sluiten aan bij de manier van werken van de (nieuwe)
Concernstaf. Bij de medewerkers is erg veel draagvlak voor de voorgestelde kantoorinnovatie.
Inmiddels heeft meting plaatsgevonden van het werkgedrag (overleg, concentratiewerk, regulier
bureauwerk, afwezigheid etc.) en daaraan gekoppelde ruimtebehoefte. De uitkomsten hiervan
bevestigen dat het werkgedrag van de concernstaf medewerkers zich erg leent voor flexibele
huisvesting. Verder is onderzocht wat de echt noodzakelijke kastruimte voor werkdossiers is en welke
aangepaste ICT voorzieningen getroffen moeten worden.
Met planvorming rond de uitbreiding van het Stadskantoor in het achterhoofd en de gevoerde
discussie hierover in de commissie Middelen is dit een goed initiatief. Hierdoor kan (eigen) ervaring
opgedaan worden met deze nieuwe vorm van kantoorhuisvesting. Ook door anderen (waaronder
gemeenten) wordt immers steeds vaker geheel of gedeeltelijk hiervoor gekozen. Naast
ruimtebesparing is ook daar, organisatiecultuur een belangrijke drijfveer. Ook in het voorliggende
voorstel worden vierkante meters kantoorruimte bespaard t.o.v. het traditionele huisvestingsconcept
(ca. 100 m2 jaarlijks ca. 60.000).
Indien U instemt met voorliggend voorstel zullen wij de ervaringen e.d. gaan monitoren om daarmee
eigen kennis over voor- en nadelen te vergaren over deze vorm van nieuwe huisvesting.
Per 1 april jl. is de nieuwe concernstaf gevormd. Uiterlijk vóór de zomervakantie moet de verhuizing
een feit zijn. In de korte tijdspanne tussen nu en de zomervakantie moet zowel de verdere
planvorming als de uitvoering worden afgerond. Globaal worden de kosten geraamd op:
De vrijkomende spullen (bureaus, stoelen, deuren, kozijnen, pc's, printers etc.) worden hergebruikt
binnen de gemeente.
Bij de plannen wordt rekening gehouden met de bestaande situatie, de wensen vanuit de Concernstaf
en de ervaringen elders. De dekking van het benodigde krediet van ƒ420.000 kan grotendeels
320.000) plaats vinden uit regulier voor verhuizing en verbouwing e.d. geraamde en gereserveerde
middelen. Bij de aanpassing van het Meerjareninvesteringsplan in de Kadernota 2000 is, gezien het
proefkarakter van deze verhuizing, ook met dit initiatief rekening gehouden (onderdeel: 3.2.10
-1-
