Gemeente Breda
Raadsvoorstel
Registratienr: 13691]
Dienst/afdeling: IDB
Betreft:
Inleiding
Voorstel
Motivering/Toelichting
Consequenties
Agendapuntnummer 180
Aantal bijlagen: -
Kredietvotering ten behoeve van de aanschaf en implementatie van een "Tekeningenarchief en
beheersysteem (TABS)".
In 1999 is gebleken bij een onderzoek door de vakdirectie Informatiemanagement en Archief
(IMA) dat het centrale tekeningenarchief niet meer actueel en betrouwbaar was als gevolg van
met name de digitalisering van de vervaardiging van tekeningen. De situatie noodzaakte tot de
onmiddellijke instelling van een werkgroep tekeningenbeheer onder verantwoordelijkheid van
IMA en met deelname van alle betrokken diensten. De resultaten van de inspanningen van deze
werkgroep zijn neergelegd in een notitie van februari 2000* aan het A.M.T. Op basis van die
notitie is als oplossingsrichting gekozen voor het opnieuw organiseren en gelijktijdig
automatiseren van het beheer binnen IMA.
Beschikbaarstellen van een krediet van f. 450.000,- ten behoeve van de aanschaf en
implementatie van een tekeningenarchief en -beheersysteem
Enkele jaren geleden zijn binnen de diensten Computer-Aided-Design(CAD)-systemen in gebruik
genomen voor het vervaardigen van tekeningen. Hierdoor werken tekenaars thans in een
voliedig digitale omgeving. Deze ontwikkeling is tot nu toe nog niet gevolgd door maatregelen
tot beheersing van de producten van die werkprocessen. Hierdoor is op dit moment geen sprake
van een georganiseerd beheer van de digitale tekeningbestanden en voldoet het
tekeningenbeheer niet meer aan de wettelijke verplichtingen op grond van de Archiefwet 1995
en de Wet Openbaarheid van Bestuur. Deze vereisen onder andere:
het volledig, via de neerslag daarvan in documenten (al dan niet elektronisch) kunnen
reconstrueren van het handelen van de overheid (Archiefwet);
het waarborgen van de integriteit, authenticiteit, volledigheid et cetera van elektronische
archieven (Archiefwet);
het gedurende het actieve proces van het handelen door de gemeente, desgewenst door
burger en samenleving, openheid van zaken kunnen geven (WOB).
Het centrale analoge beheer bij R.L.I. is door de geschetste ontwikkelingen achterhaald en dient
vervangen te worden door een digitaal beheer. Hiertoe dient het beheer opnieuw
georganiseerd worden. De gemaakte afspraken tussen tekenaars en beheerders worden
opgenomen in een beheerplan (Digitaal) Tekeningenbeheer. Dit plan zal vervolgens als bijlage
worden toegevoegd aan een door het college van B&W nog vast te stellen Besluit
Informatiebeheer.
Gelijktijdig dient een tekeningenarchief en -beheersysteem (TABS) te worden ingevoerd zodat
de beheerders over het juiste instrument beschikken om hun taak te kunnen uitvoeren.
Op basis van een offertetraject zijn de keuzes voor het systeem en de leverancier in principe al
gemaakt. De hiermee samenhangende kosten worden hieronder gepresenteerd.
Financieel
De kosten van aanschaf en implementatie van het tekeningenarchief en -beheersysteem zijn als
volgt:
-1-
