Gemeente Breda
Raadsvoorstel
Registratienr: 13667]
Dienst/afdeling: AUT
In de maand november 2000 zullen de eerste gemeentelijke producten op Internet en Intranet
beschikbaar komen. Om een beheersbare introductie te kunnen laten plaatsvinden is gekozen
voor een groeimodel. Na november 2000 zullen geleidelijk meer producten op het Internet en
Intranet beschikbaar komen.
De initiële kosten voor de nieuwe Internet en Intranetapplicatie (inclusief productencatalogus en
Burger- en Raadsinformatiesysteem) kunnen worden opgevangen binnen de in september 1999
beschikbaar gestelde bedragen voor de gemeente Breda Digitale Stad. De exploitielasten passen
binnen de kosten die nu ten behoeve van de diensten gemaakt worden. De kosten zullen zoals
dat ook met andere facilitaire kosten gebeurd worden doorbelast aan de diensten.
B Project E-mail voorzieningen
In de maanden april en mei 2000 is door de projectgroep e-mail een keuze gemaakt voor een e-
mail pakket. Gekozen is voor het e-mail pakket Outlook, onderdeel van de al bestaande
gemeentelijke standaard MS-office.
In de zomermaanden is op alle op het gemeentelijk netwerk aangesloten geautomatiseerde
werkplekken Outlook geïnstalleerd voor binnengemeentelijk gebruik. In de maand november
2000 zal ook voor extern gebruik Outlook gebruikt gaan worden en worden de verschillende
thans in gebruik zijnde e-mailpakketten stopgezet.
Binnen het project wordt thans gewerkt aan de etiquette voor het gebruik van de e-
mailvoorzieningen.
Aan de diensten is geadviseerd voor het moment dat het extern e-mailen operationeel wordt de
medewerkers in het gebruik van Outlook te trainen. Vanuit de werkgroep e-mail is aan de
diensten een opleidingsaanbod gedaan. In de maand oktober 2000 zal de college-leden een
training Outlook worden gegeven.
De initiële en structurele kosten voor de installatie Outlook en aanschaf van apparatuur worden
opgevangen binnen de in mei 2000 beschikbaar gestelde bedragen voor de aansluiting van de
gemeente Breda op de digitale snelweg.
C Organisatie van het beheer
In de maanden april en mei 2000 is door de projectgroep Beheerorganisatie een inventarisatie
gemaakt van de huidige procedures met betrekking tot Internet, Intranet en E-
mailvoorzieningen. Gekozen is om waar dit effectief en efficiënt is aan te sluiten bij de huidige
organisatie. Het functioneel applicatiebeheer wordt ondergebracht bij de centrale afdeling
Communicatie. Het technisch beheer bij de afdeling Automatisering. Er zijn afspraken gemaakt
over het inhoudelijk beheer van de Internet- en Intranetsites door de diensten.
De diensten zijn zelf verantwoordelijk voor de veranderingen binnen de primaire processen als
gevolg van de inzet van deze nieuwe instrumenten.
De komende maanden wordt door vakdirectie IMA van de Bestuursdienst in kaart gebracht wat
de gevolgen zijn voor de procedures registratie van binnenkomende e-mails en de archivering
van elektronische documenten.
D Project Stadswinkels
In mei 2000 is door het college van burgemeester en wethouders de visie voor de ontwikkeling
van de stadswinkels vastgesteld. Betreffende visie is ter kennisgeving gezonden aan de
commissie Middelen. Naar aanleiding van deze visie heeft vervolgens een inventarisatie
plaatsgevonden van de noodzakelijke acties. Er is gekozen om reeds in 2001 te starten met de
pilot Stadswinkels. Het principe is een geïntegreerd fysiek loket in een district voor
-2-
