afdelingen of ambtenaren in het ambtelijk apparaat hen direct kunnen voorzien van de gewenste
informatie. Uiteraard kunnen raadsleden er voor kiezen hun vraag te stellen aan de griffie die ofwel
zelf de gevraagde informatie kan verschaffen of er voor kan zorgen dat dit vanuit het ambtelijk
apparaat of externe organisaties aan het betrokken raadslid wordt verstrekt. Dit laatste zal voor
raadsleden vooral de weg zijn indien niet duidelijk is waar de gevraagde informatie is te verkrijgen.
Gelet op het voorstaande is in de verordening voorzien in de mogelijkheid voor zowel raadsleden als
de griffie om zich direct te kunnen wenden tot het ambtelijk apparaat. De mogelijkheid voor de griffier
om een beroep te kunnen doen op de gemeentelijke organisatie is weliswaar ook al geregeld in de
instructie, maar voor de duidelijkheid is dit ook hier vermeld. In de verordening wordt weliswaar steeds
gesproken over het raadslid, maar dit kunnen uiteraard ook meerdere raadsleden zijn of een
specifieke groep raadsleden (zoals bijvoorbeeld een raadscommissie).
Er zijn situaties denkbaar waarbij een ambtenaar kan twijfelen of hetgeen wordt gevraagd zich wel
beperkt tot feitelijke informatie van geringe omvang of dat het wel openbare documenten betreft. In
dergelijke gevallen moet het mogelijk zijn het verzoek gemotiveerd af te wijzen. Het wordt echter niet
als wenselijk gezien om dit oordeel over te laten aan iedere individuele ambtenaar. Vandaar dat het
besluit daarover in handen wordt gelegd van de griffier dan wel de secretaris. De begrippen
'document' en 'openbaar' worden hier gebruikt zoals is bedoeld in de Wet openbaarheid van bestuur.
Bij weigering kan het raadslid zich - indien de reden van weigering is dat de gevraagde ambtelijke
bijstand veel inzet vergt - het verzoek opnieuw indienen maar dan via de griffier of - indien de
weigering is omdat de gevraagde informatie politiek gevoelig is - contact opnemen met de betreffende
portefeuillehouder.
Artikel 3:Andere bijstand
Indien een raadslid meer uitgebreide bijstand wenst, wendt hij zich eerst tot de eigen ambtelijke
organisatie: de griffie.
Zoals hiervoor al opgemerkt is de griffie echter een kleine ambtelijke dienst voor de meer
generalistische ambtelijke ondersteuning. Indien de gevraagde bijstand vraagt om een bepaalde
specifieke deskundigheid dan zal aanvullende bijstand nodig zijn vanuit het ambtelijk apparaat. Alleen
zo kan worden voorkomen dat ook bij de griffie alle deskundigheid moet worden ondergebracht en er
een omvangrijke tweede ambtelijke dienst moet worden opgetuigd. De mogelijkheid om aanvullende
bijstand te vragen bij de ambtelijke organisatie is ook nodig indien de beschikbare capaciteit van de
griffie (tijdelijk) onvoldoende is voor de gevraagde ondersteuning (bijvoorbeeld bij een
initiatiefvoorstel).
Het is aan de griffier om te beoordelen of aanvullende bijstand nodig is. Indien de griffier dit nodig acht
kan hij het verzoek indienen bij de secretaris die, als eerste ambtenaar van het college, dient te
beoordelen wie in de organisatie beschikbaar is en de aangewezen kwaliteiten heeft om de gevraagde
bijstand te verlenen. Ook in de 'Instructie griffier' is bepaald dat de griffier de bevoegdheid heeft om
een beroep te doen voor aanvullende bijstand op de gemeentelijke organisatie. Om te voorkomen dat
een ambtenaar 'in de knel' komt is het daarbij aan te bevelen de ondersteuning aan de raad door een
andere ambtenaar te laten dan doen dan degene die met een bepaald onderwerp is belast voor het
college. Mocht een ambtenaar die daartoe door de secretaris wordt aangewezen geen bijstand willen
verlenen dan betreft dit een rechtspositioneel probleem dat binnen het ambtelijk apparaat zelf moet
worden opgelost.
Naar aanleiding van deze (concept)verordening heeft het fractievoorzittersoverleg uitgesproken dat
uitsluitend de medewerkers van de griffie inhoudelijk kunnen adviseren aan raadsleden. Dit is niet aan
de orde als het gaat om bijstand vanuit het ambtelijk apparaat. Bij deze bijstand gaat het om
informatie en technische bijstand.
Voor de duidelijkheid is vastgelegd dat voor deze aanvullende bijstand door het ambtelijk apparaat
geen kosten in rekening worden gebracht aan de raad.
Artikel 4:Weigering bijstand
In principe moet altijd de gevraagde bijstand worden geleverd. De wet staat ook niet toe dat dit recht
op ambtelijke bijstand wordt beperkt. Er zijn echter een paar uitzonderingen. In de modelverordening
van de VNG zijn als gronden voor weigering opgenomen: het verzoek moet betrekking hebben op
Verordening op de ambtelijke bijstand 2003
5
