Toelichting op de Controle Verordening gemeente Breda (ex artikel 213 Gemeentewet
In het kader van dualisme heeft de wetgever beoogd de relatie tussen raad en externe accountant
explicieter te moeten te regelen dan voorheen. Voorheen werd toch vooral het college gezien als
opdrachtgever, nu wordt dat de Raad. Door middel van deze Verordening krijgt die relatie vorm en
inhoud. In de verordening wordt met name de relatie tussen concernjaarrekening en
accountantscontrole geregeld. Insteek is zo veel als mogelijk de Modelverordening van de VNG te
volgen.
Artikel 2: Het college legt jaarlijks verantwoording aan de raad af. Dit gebeurt onder meer door het
aanbieden van een jaarverslag en een jaarrekening. Deze jaarstukken zijn het onderwerp van
accountantscontrole. Omdat de accountant controleert in opdracht van de raad, wijst de raad ook de
accountant aan. De opdrachtverlening aan de accountant geschiedt voortaan door de raad. Naast de
periode waarvoor opdracht wordt verleend zal de raad ook besluiten moeten nemen over de
goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie door de accountant. Ook bestaat de mogelijkheid
om via artikel 2 aanvullende eisen aan de accountant te stellen. Op dit moment (sept 2003) is nog niet
geheel duidelijk hoe het begrip rechtmatigheid precies gedefinieerd kan/zal worden. Daarover zal ook
eerst in de loop van 2004 meer duidelijkheid gaan ontstaan. Tot dat moment wordt rechtmatigheid
(letterlijk: in overeenstemming met interne en externe wet- en regelgeving) gedefinieerd als "financiële
rechtmatigheid d.w.z. rechtmatigheid met directe financiële gevolgen. Als de raad op een later
moment iets anders wil, kan dat zonder de Verordening aan te passen. Na dat overgangsjaar 2004
zal hier in de opdrachtformulering meer aandacht besteed worden. Ook qua toleranties wordt
vooralsnog aansluiting gezocht aan het wettelijke minimum om afhankelijk van de landelijke
ontwikkelingen daaraan in de loop van 2004 meer inhoud te geven. Voorgesteld wordt het volgende
traject te bewandelen:
Voor 2003 goede, met name financiële, werkafspraken te maken met de externe accountant.
Voor 2004 de accountantscontrole op te dragen aan Deloitte en Touche op basis van goede prijs-
en werkafspraken gebaseerd op bovenstaande Verordening. Uitgangspunt is daarbij de
rechtmatigheid te beperken tot financiële rechtmatigheid. De controle- en rapporteringstoleranties
te hanteren gebaseerd op het wettelijk kader met name het BAG).
In 2004 een program van eisen voor de accountantscontrole 2005 e.v. op te stellen om op basis
daarvan en op basis van Europese regelgeving een vergelijking van alternatieven mogelijk te
maken. Aandachtspunt daarbij is de termijn waarvoor een contract wordt aangegaan. In de
praktijk worden -op basis van vele pro's en contra's- termijnen gehanteerd van 1 tot 6 jaar waarbij
momenteel een jaarlijkse (herbenoeming veel wordt toegepast. Het voorstel is te opteren voor
een jaarlijkse herbenoeming. Het keuze- en selectietraject houdt daarmee rekening en zal uitgaan
van een principe-afspraak voor een wat langere periode (maximaal 6 jaar) aangevuld met de
mogelijkheid niet tot herbenoeming over te gaan.
Artikel 3: Nieuw is dat in de geduaiiseerde verhoudingen het college expliciet verantwoordelijk is voor
de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betekent dat het college ook
verantwoordelijk wordt gehouden voor het verstrekken van informatie aan de accountant zodat deze
over de voor de controle noodzakelijke informatie beschikt. De toegankelijkheid van de achterliggende
documenten wordt in artikel 3 geregeld. Hierbij wordt opgemerkt dat lid 3 niet op een wettelijke
verplichting berust en derhalve facultatief is. Tevens wordt in dit artikel geregeld wat de uiterste datum
van aanlevering van de gecontroleerde jaarrekening door het college aan de raad is. In lid 3 is
geregeld dat de accountant het College kan vragen om een zogenoemde 'bevestiging bij de
jaarrekening'. De in lid 4 genoemde termijn sluit aan bij de termijnen genoemd in de Verordening ex
artikel 212.
De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de controle. Hij mag zelfs onaangekondigd
controles verrichten, voor zover deze dienstbaar zijn aan het doel van de accountantscontrole
uiteraard. Uitwisseling van informatie tussen de diverse partijen is derhalve essentieel. In artikel 4
wordt deze uitwisseling geregeld.
Artikel 5: In het vorige artikel hebben we geconstateerd dat de accountant leidend is voor de inrichting
van de accountantscontrole. In dit artikel wordt de verantwoordelijkheid van het college expliciet
gemaakt voor het zorgen van onbelemmerde toegang van de accountant tot de informatie die hij nodig
acht voor zijn onderzoek. Hierbij is het wenselijk om overleg te hebben met alle betrokkenen.
