Gemeente Breda
Raadsvoorstel
Registratienr: 29948]
Dienst/afdeling: RGR
Agendapuntnummer: 1j
Aantal bijlagen: -
Betreft:
Wijziging RvO.
Inleiding
Bij de gemeenteraad komen veel brieven en andere stukken binnen van burgers, andere
overheidsorganisaties, bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties. Deze stukken worden in de
meeste gevallen, overeenkomstig het vergaderreglement, door de griffier op de lijst van ingekomen
stukken geplaatst met een voorstel hoe het stuk procedureel af te handelen. Deze lijst wordt vervolgens
in de raad vastgesteld waarna het stuk overeenkomstig het besluit wordt afgedaan. Een enkele keer
worden tussentijds stukken ter kennisname (zoals rapporten van overheden en belangenorganisaties) ter
visie gelegd in de leeskamer.
De huidige werkwijze leidt er toe dat briefschrijvers vaak erg lang moeten wachten tot er duidelijkheid is
over WIE hun brief gaat beantwoorden. Daardoor duurt het soms nog langer voordat de briefschrijver
uiteindelijk inhoudelijk een reactie ontvangt van het orgaan dat door de raad is opgedragen de brief af te
handelen. Dit staat haaks op de wens van de raad dat brieven tijdig en correct worden afgedaan.
Daarom stelt het fractievoorzittersoverleg voor de werkwijze ten aanzien van de ingekomen stukken te
wijzigen.
Voorstel
In te stemmen met wijziging van het Reglement van Orde voor de gemeenteraad als verwoord in het
conceptraadsbesluit.
Motivering/Toelichting
De afgelopen jaren is gebleken dat de raad eigenlijk nooit afwijkt van het procedureel voorstel over de
wijze waarop bij de raad ingekomen stukken moeten worden afgehandeld. In de laatste vijfjaar is er
slechts in één geval vanuit een fractie in de raad verzocht om een andere procedurele afhandeling dan
werd voorgesteld (in plaats van de brief af te laten doen door het college werd op verzoek van een fractie
besloten de brief af te laten handelen door het college na overleg daarover met de raadscommissie).
Gelet op voorstaande wordt voorgesteld de besluitvorming over de procedurele afhandeling praktischer te
regelen zodat briefschrijvers sneller duidelijkheid krijgen over hoe hun aan de raad gerichte brief wordt
afgehandeld. Voorgesteld wordt de navolgende werkwijze:
de griffier stelt om de twee weken de lijst van ingekomen stukken bij de raad op met een voorstel op
welke wijze het stuk procedureel af te handelen (overeenkomstig de huidige rubricering);
de griffier legt deze conceptlijst ter vaststelling voor aan de voorzitter of waarnemend voorzitter van
de raad;
de lijst met ingekomen stukken zoals door de voorzitter of waarnemend voorzitter van de raad
vastgesteld wordt ter kennis gebracht van de raadsleden, commissieleden en pers (via de email) en
tevens gedurende twee weken voor eenieder ter inzage gelegd in de leeskamer van de raad en
gepubliceerd op de internetpagina van de gemeente;
de griffier draagt zorg voor de afhandeling van ieder ingekomen stuk overeenkomstig de vastgestelde
lijst.
Zodoende kan de afdoening van ingekomen stukken sneller verlopen en briefschrijvers binnen een
acceptabele termijn (waarmee kan worden voldaan aan de correspondentiewijzer van de Nationale
Ombudsman) worden geïnformeerd over de wijze waarop hun brief wordt afgedaan en hoeft niet steeds
een raadsvergadering te worden afgewacht. Ook blijven raadsleden, commissieleden, pers en burgers op
de hoogte van wat bij de raad binnenkomt en hoe ingekomen stukken worden afgedaan.
Omdat momenteel in het vergaderreglement is geregeld dat bij de agendapunt ingekomen stukken
nadere inlichtingen kunnen worden gevraagd op antwoorden vragen ex. artikel 41 is dit - nu de lijst met
ingekomen stukken komt te vervallen als agendapunt - gekoppeld aan het vragenuur. Aansluitend op de
-1-
