Over 2007 ontvangt de gemeente Breda wederom, evenals over 2005 en 2006, een goedkeurende
accountantsverklaring bij de jaarrekening met betrekking tot de rechtmatigheid van het financieel handelen.
Gezien deze continuïteit in het afgeven van de verklaring en de verdergaande aanscherping van de ingestelde
(en in de toekomst in te stellen) onderzoeken toont de gemeente aan in staat te zijn een continue kwaliteit te
leveren.
Er zijn constateringen gedaan waaruit blijkt dat niet in alle gevallen binnen de externe en interne regels is
gewerkt. Deze constateringen blijven echter binnen de gestelde goedkeuringstoleranties. Zij betreffen een
fractie (0,12%) van de totale baten, en zijn incidenteel te noemen, kijkend naar de veelheid aan processen en
financiële handelingen die jaarlijks moeten worden verricht. Bij de beoordeling van de rechtmatigheid is
inmiddels een trend waarneembaar, waaruit blijkt dat de kwaliteit van onze financiële handelingen elk jaar
toeneemt.
Het college is van mening dat de raad deze informatie uit de eerste hand dient te verkrijgen, hoewel de
accountant er in zijn rapport van bevindingen ook op ingaat. Vandaar dat de constateringen hieronder zijn
opgenomen:
1. Inkoop aanbesteding: binnen het totale inkoopvolume van ruim 140 miljoen is 1 opdracht betreffende
een opleidings- en cultuurtraject voor een bedrag van 233.137 meervoudig onderhands verstrekt en
niet conform de regels Europees aanbesteed (0,2% van het inkoopvolume). De overschrijding van de
regels van de Europese aanbesteding zijn veroorzaakt doordat na de eerste opdracht, die wel binnen de
grenzen van de aanbesteding viel, er vervolgopdrachten zijn verstrekt.
2. Door het niet of het niet juist berekenen van opbrengsten, aanmaankosten en rentekosten is voor een
totaalbedrag van 277.828 aan opbrengsten niet in rekening gebracht. Het betreft onder andere
verkopen van gronden 164.000) en het verhuren van accommodaties 21.750,=). Door aanscherping
van de verordening en/of bijbehorende procedures, dienen soortgelijke fouten in 2008 te worden
voorkomen.
Ook was voor een aantal financiële handelingen niet vast te stellen of deze rechtmatig hebben
plaatsgevonden. Deze handelingen worden door de accountant onzekerheden genoemd. Dit betreft:
a) Inkoop en aanbesteding: Twee inkoopopdrachten voor een totaalbedrag van 528.000.
Een inkoopopdracht voor een bedrag van 212.000 die voortvloeit uit een langlopend contract
waarvoor onzeker is in hoeverre deze opdracht Europees aanbesteed had moeten worden;
Een inkoopopdracht van 316.000 waarbij de onderbouwing van het inkoopbedrag en de
uiteindelijke aanvullende opdracht onzeker maakt of Europese aanbesteding nodig was.
b) Burgerzaken: Een administratief verschil bij de voorraadopname van de 'eigen verklaringen' voor een
bedrag van 14.000.
Tenslotte is voor dit onderdeel een grondverkoop alsnog binnen de kaders van de rechtmatigheid gebracht via
verschoning. Bij de uitvoering van deze verkoop is ten onrechte gebruik gemaakt van eerder geldende kaders.
De verkoop was opgenomen in een eerder geaccordeerd, maar inmiddels vervangen,
grondexploitatieoverzicht. Daarbij is derhalve het mandaatbesluit bij de verkoop van gronden voor een bedrag
van 1,1 miljoen niet juist toegepast. Deze post is naar voren gekomen bij een steekproef, niet alle
grondverkopen zijn op deze wijze onderzocht.
Daarnaast is verschoning nodig voor een grondaankoop 165.000) en verhuur accommodaties 3.200)
doordat deze op het moment van (financieel) handelen niet door de bevoegde ambtenaar zijn geautoriseerd.
