Gemeente Breda
6. Communicatie
Om onduidelijkheid te voorkomen en openheid te bevorderen is een goede communicatie
tussen alle betrokken partijen noodzakelijk. De accountant rapporteert schriftelijk over de
uitgevoerde controles. De gewenste wijze van rapportering door de accountant is in het
Programma van Eisen gedefinieerd. De accountant heeft dit in zijn offerte verder uiteengezet.
De afspraken zijn hieronder in het kort weergegeven.
Interim-controles
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle
uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt gerapporteerd middels een
managementletter aan het college en middels een bestuurlijke samenvatting aan de
gemeenteraad. Hierin worden concrete en heldere adviezen gegeven, die voortvloeien uit de
beoordeling van de interne beheersing. Ook over specifiek door de gemeente Breda
aangegeven aandachtsgebieden zal gerapporteerd worden.
Verslag van bevindingen
Overeenkomstig de Gemeentewet wordt inzake de jaarrekeningcontrole een verslag van
bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en
wethouders.
In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het
financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en
een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.
Uitgangspunten voor de rapportagevorm
Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het
criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.).
Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in dit controleprotocol
overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.
De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de
betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde
informatieverzorging
Accountantsverklaring
In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk
voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van
getrouwheid als rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de
gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde
jaarrekening kan vaststellen.
Naast de schriftelijke rapportage vindt er frequent mondeling overleg plaats. Dit is eveneens
in het Programma van Eisen uiteengezet waarna de accountant dit in zijn offerte middels een
communicatieplan verder heeft uitgewerkt. De mogelijke communicatiemomenten zijn in
onderstaande tabel nader uitgewerkt.
Frequentie
Toelichting inhoud gesprek
Afstemmingsoverleg/
raadsgriffier
Ten minste 2x per
jaar
Met het Afstemmingsoverleg en de
griffier vindt overleg plaats over de
opdrachtverstrekking en het verslag
Controleprotocol gemeente Breda
14
