Gemeente Breda
Raadsbesluit
Registratienr: 35234]
Dienst/afdeling: SSC/PO
Toelichting:
Het belangrijkste onderscheid vormt de afbakening tussen bestuurlijke en privé uitgaven. Functionele kosten
in het belang van de gemeente of direct voortvloeiend vanuit de functie komen in aanmerking voor
financiering uit gemeenschapsgelden, zoals in de toelichting van artikel 2 reeds vermeld. Privé-uitgaven
worden bekostigd uit eigen inkomen. Kosten voor levensonderhoud zijn een voor de hand liggende
voorbeeld van privé-uitgaven. Als met de uitgave geen gemeentebelang is gediend, moeten de kosten voor
eigen rekening blijven. Dagelijkse maaltijden op het stadskantoor/stadhuis en bestellingen voor drank- en/of
eetwaar uit het bedrijfsrestaurant c.a. zijn voor eigen rekening van de collegeleden.
Artikel 21 Declaratie van vooruitbetaalde kosten
1. Voor de vergoeding van de kosten, bedoeld in de artikelen 3, 4, 5, 7 wordt een declaratieverzoek
ingediend, indien deze kosten uit eigen middelen vooruit zijn betaald.
2. Originele factuur of originele bewijsstukken, voorzien van een door het betrokken collegelid
ondertekend digitale declaratieformulier (bijv. woon-werkverkeer, incidentele dienstreizen,
verblijfskosten, functionele maaltijden buiten stadskantoor/stadhuis e.d.) wordt binnen 1 maand na
afloop van de declaratiemaand ingediend bij de gemeentesecretaris of een door hem aangewezen
ambtenaar, met dien verstande dat de declaraties qua budgethouderschap als volgt worden
geparafeerd:
de burgemeester tekent de declaraties van de wethouders en de gemeentesecretaris
de locoburgemeester tekent de declaraties van de burgemeester.
3 Bij twijfel omtrent een declaratie wordt dit besproken met de burgemeester of bij diens afwezigheid
met de locoburgemeester. Zo nodig legt de burgemeester de kwestie voor aan het college van b en
w. In die situatie dat de kosten voor rekening van een collegelid zijn, zal de gemeente de kosten
factureren aan het collegelid.
Toelichting:
Declaratie van vooruitbetaalde kosten
Daarbij gaat het om vergoeding van de volgende kosten:
zakelijke reis- en verblijfkosten van de burgemeester en wethouders
reis- en verblijfkosten bij buitenlandse dienstreizen van de burgemeester en wethouders
Artikel 22 Rechtstreekse facturen bij de gemeente
1. De vergoeding van kosten, bedoeld in de artikelen 2, 5, 7, 8 kan plaatsvinden door rechtstreekse
toezending van de door het betrokken collegelid voor akkoord ondertekende factuur aan de
gemeente.
2. De originele factuur, voorzien van een door het betrokken collegelid ondertekend
begeleidingsformulier, waarop is vermeld het doel van de zakelijke lunch c.q. diner, het aantal
personen respectievelijk het doel van de uitgave van een representatieve attentie, congres, cursus of
symposium, wordt binnen 1 maand na ontvangst van de factuur ter toetsing ingediend bij de
gemeentesecretaris of een door hem aangewezen ambtenaar, met dien verstande dat de declaraties
qua budgethouderschap als volgt worden geparafeerd:
de burgemeester tekent de declaraties van de wethouders en de gemeentesecretaris
de locoburgemeester tekent de declaraties van de burgemeester.
3. Bij twijfel omtrent een factuur wordt dit besproken met de burgemeester of bij diens afwezigheid met
de locoburgemeester. Zo nodig legt de burgemeester de kwestie voor aan het college van b en w. In
die situatie dat de kosten voor rekening van een collegelid zijn, zal de gemeente de kosten
factureren aan het collegelid.
-7-
