overgelegde documenten (basis: artikel 86, lid 2) is het niet zo dat de geheimhouding d.m.v. een
raadsbesluit moet worden bekrachtigd. In die gevallen geldt de geheimhoudingsplicht totdat de raad
deze opheft.
Ook wanneer het college van deze vorm gebruik maakt, zal het steeds aangeven welke belangen zich
in het onderhavige geval tegen openbaarmaking verzetten.
Omvang en duur van de geheimhouding:
Het college streeft ernaar om, als sprake is van een geval waarin er belangen zijn die tot
geheimhouding van bepaalde gegevens aanleiding geven, de geheime status te beperken tot die
specifieke delen van documenten, als dat mogelijk is zonder de consistentie of leesbaarheid van
bepaalde stukken aan te tasten.
Geheimhouding wordt door het college zo mogelijk opgelegd voor een bepaalde tijd, waarbij in
overeenstemming zal worden gehandeld met het hierover bepaalde in de Archiefwet. In ieder geval
kan de geheimhouding door een van de daartoe bevoegde organen ten aller tijden worden
opgeheven, waarbij onderkend wordt dat van sommige documenten de voortduring van
geheimhouding ook jaren na besluitvorming wenselijk kan zijn zoals benoemingen of projecten/
processen die nog in uitvoering zijn.
Inventarisatie 'eindigheid' geheimhouding.
Omdat het streven van college en raad erop is gericht dat documenten zoveel als mogelijk de status
'openbaar' dienen te hebben ofte krijgen, zal binnen de bestaande mogelijkheden worden
geïnventariseerd of er documenten zijn waarvan de (mogelijk al jarenlange) status 'geheim' kan
worden omgezet in de status 'openbaar'. Deze inventarisatie zal namens college c.q. raad worden
uitgevoerd voor zover deze past binnen de mogelijkheden en eigen bevoegdheden van beide
bestuursorganen.
Andersoortige bijeenkomsten.
Het college kan voorbereidende bijeenkomsten plannen in het belang van een zorgvuldige
besluitvorming in openbare vergaderingen.
Daarbij gaat het niet om een vergadering, nu het niet de bedoeling is dat er inhoudelijke (fractie-)
standpunten worden ingenomen en/of gewisseld. Deze bijeenkomsten zijn bedoeld om informatie te
delen of toe te lichten, om procedurele wensen en mogelijkheden te bespreken etc. Ook ambtelijke
medewerkers kunnen deelnemen aan deze besprekingen.
Voorwaarde voor het plannen en organiseren van een dergelijke informatiebijeenkomst is wel dat het
college vooraf even bij de raad (veelal fractievoorzitters) en/of commissievoorzitters inventariseert of
er wel behoefte aan een dergelijke bijeenkomst is.
Gezien de doelstellingen van deze overleggen hebben zij weliswaar een openbaar karakter maar
bepaalt het college (als gastheer) wie genodigd is.
Bovengenoemde bijeenkomsten zijn niet aan de orde wanneer het college mondelinge informatie van
geheime aard willen verstrekken waarover het de bedoeling is dat politieke standpunten worden
ingenomen en gewisseld; in die gevallen vinden deze bijeenkomsten steeds na overleg met de
betreffende commissievoorzitter plaats in de vorm van een besloten commissievergadering.
Daarmee is de geheime status van het verhandelde wettelijk geborgd (art 25 Gem.wet) zodra de
meerderheid van de commissie (na gewogen stemming) tot geheimhouding besluit.
B. De gemeenteraad
Raads- en commissievergaderingen (of onderdelen daarvan).
De raad en zijn commissies beslissen op basis van artikelen 23 resp. 86, lid 1 zelf of hij in
openbaarheid of in beslotenheid vergadert.
Een openbare vergadering is mogelijk, ook als een deel van de stukken geheim is. Er mag dan in de
beraadslaging geen gebruik gemaakt worden van de informatie uit de geheime stukken vermelden.
De raad wenst besluiten omtrent geheimhouding te baseren op de in de Wet openbaarheid van
bestuur, artikel 10, genoemde gronden en wenst deze gronden belangen opgenomen te laten
worden in de verslagen van deze bijeenkomsten.
Bijlage bij raadsvoorstel 39331
