Gemeente Breda
Raadsvoorstel Registratienr: 41943]
Agendapuntnummer: 8 Aantal bijlagen:
Onderwerp
Kredietvotering Upgrading conferentiesysteem raadszaal.
Voorgesteld besluit
1. Voteren van een krediet van 53.138,== ten behoeve van het upgraden van het conferentiesysteem
van de raadszaal.
Inleiding
In de raadszaal wordt sinds 2009 gewerkt met een conferentiesysteem. Leverancier van dit systeem is
BIS. Belangrijke kenmerken zijn o.a. conferentiefunctionaliteit, een cameravolgsysteem en streaming
waardoor zowel live internetuitzending mogelijk is maar ook het op elk moment terugkijken van eerder
opgenomen beeld- en geluidsmateriaal van de raads- en commissievergaderingen.
Aan dit systeem heeft sinds de installatie 5 jaar geleden geen upgrading plaatsgevonden. Inmiddels zijn
de installaties waarop het systeem draait aan vervanging toe en is de onderliggende software verouderd.
Beoogd effect van het besluit
Het upgraden van het conferentiesysteem is in de eerste plaats noodzakelijk omdat de software als
platform Windows '97 kent, dat op korte termijn niet meer door Microsoft zal worden ondersteund. Een
belangrijk kenmerk van de upgrade, die draait op Windows 7, is voorts dat de stabiliteit van het systeem
duidelijk zal verbeteren.
Daarnaast kan door het gebruik van vernieuwde software de een aantal functionele wensen van de
fractievoorzitters worden gerealiseerd. Hierbij moet onder andere worden gedacht aan
de mogelijkheid tot streamen van beelden van vergaderingen en bijeenkomsten naar alle soorten
tabiets en apparaten (ook telefoons). Op dit moment is dit nog niet het geval;
- de mogelijkheid open houden dat in de toekomst beeldverslagen kunnen worden doorzocht op
gesproken woord;
digitaal stemmen over amendementen, moties en besluiten;
bijhouden hoeveel mensen per uitzending zijn ingelogd.
Het beoogde effect is dat uiteindelijk de vergaderorde, het daarmee samenhangende
besluitvormingsproces en de kwaliteit van de (digitale) archivering zal verbeteren.
Uitvoering van het besluit
De implementatie en installatie van de benodigde apparatuur en programmatuur zal (inclusief testen)
plaatsvinden in de (mei)vakantieperiode in het vergaderschema, week 18 t/m 20. Planning is dat het
aangepaste conferentiesysteem vanaf week 21 operationeel zal zijn, waarbij opgemerkt wordt dat er in de
weken na de implementatie tot aan het zomerreces, met raadsleden en raadsvoorzitter een opleidings
traject zal plaatsvinden om gewend te raken aan de nieuwe mogelijkheden. Afhankelijk van het verloop
daarvan zal de raad direct ofwel na enkele maanden daadwerkelijk met de nieuwe functies gaan werken.
Juridisch
Door het doen van een inkoopmelding en het volgen van de daaraan gekoppelde interne administratieve
procedure is voldaan aan de Bredase aanbestedingsregels.
Financieel
Het voorstel impliceert een eenmalige investering van 53.138,==. Het totale krediet zal in 5 jaar worden
afgeschreven. De uitsplitsing van de kosten is als volgt
Arbor media hardware software
16.495,00
PC's raadzaal
€3.064,08
DIS software upgrade
€5.891,00
DIS software nieuwe modules
€6.248,00
Implementatiekosten
18.240,00
Conversie
1.700,00
Onvoorzien
1.500,00
Totaal eenmalige kosten excl. BTW
€51.638,00
