Gemeente Breda
Raadsvoorstel Registratienr: 43194]
Agendapuntnummer: j Aantal bijlagen: 1
Onderwerp
Kredietvotering Raads Informatie Systeem
Voorgesteld besluit
1Het voteren van een krediet t.b.v. de aanschaf van een raadsinformatiesysteem.
2. Comform artikel 55, lid 1 en artikel 86 lid 2 van de gemeentewet en artikel 10 lid 2b Wet
Openbaarheid van Bestuur geheimhouding op te leggen aan college, raadscommissie(s) en raad
op de omvang van het te voteren krediet (bijlage 1)
Inleiding
In de informatievoorziening aan raads -en commissieleden zijn de afgelopen jaren stappen gezet richting
digitalisering. Hierbij moet o.a. worden gedacht aan:
de realisatie van "on-line streaming en conferencing" van BIS in de raadszaal waardoor
geïnteresseerden via de website van de gemeente Breda vergaderingen kunnen volgen en
stukken kunnen lezen;
de implementatie van Sharepoint waarmee raadsinformatie wordt ontsloten naar de fracties via
het gemeentelijk ICT-netwerk;
het beschikbaar stellen van WIFI in de raadszaal en de fractiekamers;
periodieke digitale informatievestrekking via dag- en weekmail.
De ervaring leert dat deze en andere vormen van informatievoorziening versnipperd is, niet al te
gebruiksvriendelijk en arbeidsintensief.
Beoogd effect van het besluit
Tegen deze achtergrond heeft het FVO aan de raadswerkgroep 'Digitale Ambities' de opdracht gegeven
om de aanschaf van een Raadsinformatiesysteem in gang te zetten.
Dit systeem zou ten minste moeten bestaan uit:
een app voor raads -en commissieleden waarmee zij zowel in de voorbereiding als tijdens
vergaderingen op een eigen mobiel apparaat (I-Pad, PC, mobiele telefoon etc.) over de relevante
stukken kunnen beschikken en hierop hun eigen aantekeningen kunnen maken;
een web-deel dat voor het publiek vergaderingen en stukken ontsluit;
een raadsinformatiesysteem dat door de raadsgriffie wordt beheerd waarin alles wordt
gestructureerd, gevuld en opgebouwd.
Implementatie van deze moderne ICT-toepassingen biedt een verbeterslag waardoor een geïntegreerde
informatievoorziening ontstaat die beter aansluit bij de behoefte
Uitvoering en vervolgproces.
In opdracht van het FVO en op advies van de afdeling inkoop is voor de aanschaf van een
Raadsinformatiesysteem inmiddels een meervoudige onderhandse aanbesteding opgezet. Hierbij zullen 3
aanbieders worden gevraagd een offerte uit te brengen. (iBabs, Notubiz en GemeenteOplossingen). Deze
drie aanbieders hebben samen het leeuwendeel van de Nederlandse markt voor
raadsinformatiesystemen in handen. Met hen is inmiddels een informatief gesprek gevoerd.
De geraamde kosten van de investering voor een dergelijk systeem zijn vermeld in geheime bijlage 1
Voor de aanbesteding open gesteld wordt voor de genoemde potentiële aanbieders moet dit budget
gevoteerd zijn In verband met de eigen onderhandelingspositie zal dit bedrag niet openbaar worden
gemaakt. Wel kan worden gemeld dat de kapitaallasten van de investering binnen de begroting van de
raad kunnen worden opgevangen.
De duur van een proces van meervoudige onderhandse aanbesteding is na openstelling, bij optimaal
verloop, minimaal 2 maanden, waarna implementatie kan volgen.
Streven is het RIS voor de zomervakantie operationeel te hebben.
