Gemeente Breda
Raadsvoorstel Registratienr: 44756]
Agendapuntnummer: -fc Aantal bijlagen:-1-
Onderwerp
Archiefverordening Breda 2016.
Voorgesteld besluit
1Vaststellen Archiefverordening Breda 2016,
Inleiding
Door de digitale ontwikkelingen op het. gebied van. documentmanagement binnen en buiten de
gemeentelijke organisatie is het, noodzakelijk om extra aandacht, te hebben voor de digitale archivering.
Zorgvuldig en gestructureerd archiveren is de basis voor de gemeente Breda om verantwoording af te
kunnen leggen, risico's van informatieverlies uitte kunnen sluiten en de bedrijfsvoering zo optimaal
mogelijk te kunnen ondersteunen. Om dit te realiseren moeten ook de kaders hiervoor up to date zijn. De
huidige Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer moeten hiertoe worden aangepast.
De Archiefwet 1995 bepaalt, dat het college van Burgemeester en Wethouders zorg draagt voor de
archiefbescheiden (zowel fysieke als digitale documenten en dossiers) die de gemeente ontvangt en
creëert vanwege haar taken en, verantwoordelijkheden. Dit overeenkomstig een door de
gemeenteraad vast te stellen Archiefverordening.
De huidige Archiefverordening Breda is van 2007 en moet, zoals hierboven aangegeven, worden
geactualiseerd. Na vaststelling van de Archiefverordening 2016 zal binnenkort ook het Besluit
Documentair Informatiebeheer worden aangepast. Dit besluit regelt de ambtelijke verantwoordelijkheid en
geeft voorschriften waaraan het beheer van informatie en archiefbescheiden moet voldoen. Het besluit is
zowel van toepassing op digitale ais papieren documenten.
Belangrijke wijzigingen in de verordening zijn: de verplichting tot het inrichten van een kwaliteitssysteem
voor het beheer van archiefbescheiden en de jaarlijkse verslaglegging over het toezicht op de archivering
door de gemeentearchivaris aan het college van Burgemeester en Wethouders.
Beoogd effect van het besluit
Door het vaststellen van een geactualiseerde Archiefverordening voldoet de gemeente Breda weer aan
wet- en regelgeving: de Archiefwet en de Wet revalitisering generiek toezicht.
Uitvoering van het besluit
Na vaststelling van de Archiefverordening worden de volgende zaken opgestart:
Actualiseren van het Besluit Documentair informatiebeheer 2007.
Verder doorontwikkelen van het kwaliteitssysteem om de duurzame toegankelijkheid te borgen van de
archiefbescheiden.
Afspraken maken over de wijze waarop de gemeentearchivaris vanaf nu structureel rapporteert over
het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Breda en jaarlijkse rapportage over het
toezicht aan het college van Burgemeester en Wethouders,
Argumenten
Afwegingen
Het vaststellen van de Archiefverordening legt de basis voor het structureel regeien van het beheer en
toezicht waardoor de duurzame toegankelijkheid en raadpleegbaarheid van de archiefbescheiden
geborgd blijft.
