IV, Doorgeven van de beslissingen; behalve vastlegging van de beslissingen
noeten deze ook worden doorgegeven aan hen die deze moeten uitvoeren,
zij die daar direkt of indirekt mee te kaken kunnen hebben en zij die
daarop toezicht behosen te houden.
Een en ander resulteert in besluitenlijsten of uitreksels daarvan die
beschikbaar worden gesteld ter informatie aan het managementteam, de
buro-chefs en de raadsleden,
V, Controle op de uitvoering van het beleid.
Aan de hand van de besluitenlijsten kan een informatiesysyteem worden
bijgewerkt waarin naast de verblijfplaats aantekening wordt gehouden
van de behandeling én beslissing in b+w, de commissies en de Raad, Daarin
wordt ook aangetekend wanneer beantwoording plaatsvindt en of daarop
nog een reaktie moet terugkomen,
VI, Resultaattoetsing; zal doorgaans alleen plaatsvinden als er vanuit
een registratiesysteem een signaal wordt gegeven aan het managements-
team, de secretaris en het college,
De hiervoor geschetste informatiebehoefte kan maar de huidige maat
staven nog alleen verwerkt worden met een geautomatiseerd systeem. Zo'n
systeem dient naast registrerende en controlerende funkties een integratie
tot stand te brengen met im bestuurlijke informatie uit besluitenlijsten.
Wanneer daaraan tevens managementsinformatie ontleend kan worden (aantallen
stukken, verblijfplaats, omloopsnelheid, e.d.) dan kan gesproken worden
van een belangrijk instrument om het besturingsproces te sturen.
Kijken we naar de huidige gang v an zaken dan zien wij dat het
van het jaarlijks aantal inkomende poststukken (10 tot 12,000 stuks) er
slechts 4.000 worden geregistreerd. Daarbij moet men zich bedenken dat het
aantal verschillende onderwerpen al gauw in de richting van de 2.000 gaat.
Omdat er een handmatig en bewerkelijk systeem wordt gehanteerd beperkt dexa
registratie zich tot het strikt noodzakelijke. De daaraan bestede tijd moet
immers in redelijke proporties staan tot het beoogde doel.
De 8*000 niet geregistreerde poststukken zijn te verdelen in de volgende cate
gories - folders en reklamedrukwerk,
- rekeningen en aansporingen tot betaling
- elders opgevraagde gegevens voor ambtelijk gebruik
- verzoeken welke routinematig worden afgehandeld(verz. om inform./CBS)
- elders in de administratie te registreren verzoeken (bouw-, Hinderwetre:
- overige van minder belang geachte stukken (mededelingen/circulaires)
In de drie laatsgenoemde categorien bevinden zich 1.000 tot 2.000 stukken wear**
het zinvol is deze toch te registreren/rappelieren.
Besluiten van de bestuurscolleges (Raad, B+V, Bestuurscommissies),
toezeggingen gadaan in de Raad of Commissies alsmede intern lopende projekten,
welke allemaal aan termijnen en streefdata zijn gebonden, kunnen eveneens in
een geautomatiseerd systeem worden meegenomen.Dit aantal wordt geschat op 1000
d 1.500 per jaar. In het handmatige systeem vallen deze buiten de signalering
van het postsysteem, een cumulatieve staat wordt wel bijgehouden.
De controle op de uitgaande post beperkt zich tot een registratie in
een cahier op de typekamer. Daarin wordt aantekening gehouden welke stukken
zijn/worden vervaardigd, voor wie en datum verzending. Er vindt geen bewaking
plaats op te ontvangen reakties op uitgaande brieven. Een relatie tussen in
gekomen en uitgaande post kan niet gelegd worden. Jaarlijks worden door de typ*'
kamer zo'n 4.500 stukken geproduceerd waarvan 1350 uitgaande brieven en 2700
adviesnota's aan B+W.
Voorts is het binnen de huidige handmatige methode niet mogelijk om
zogehete bestuurlijke informatie (informatie over ontvangen adviezen en genome»
besluiten) te koppelen aan de registratie en voortgangssignalering. Zou dat we
het geval zijn dan werd daarmee een extra dimensie toegevoegd welke geheel
deze tijd genoemd kan worden.
