GEMEENTE NIEUW-GINNEKEN
Artikelsgewijze toelichting Verordening Persoonsregistraties.
Artikel 11
De begrippen die in de verordening worden gebruikt zijn de begrippen
uit artikel 1 van de wet. Het kernbegrip is "de persoonsregistratie",
zijnde een samenhangende verzameling van op verschillende personen be
trekking hebbende persoonsgegevens, die langs geautomatiseerde weg
wordt gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die
gegevens systematisch is aangelegd. In de definitie zitten de volgende
elementen
- persoonsgegevens; dit zijn gegevens die herleidbaar zijn tot een in
dividuele, natuurlijke persoon. Naast het in cijfers of letters vast
leggen van persoonsgegevens kan ook gedacht worden aan persoonsgege
vens in de form van foto's, vingerafdrukken en dergelijke. In de
praktijk komt het voor dat in een registratie naast gegevens over
natuurlijke personen ook gegevens over rechtspersonen zijn opgenomen.
Deze laatste gegevens zijn geen persoonsgegevens. De verzameling als
geheel kan veelal wel als een persoonsregistratie worden aangemerkt;
- de registratie moet persoonsgegevens bevatten van verschilende per
sonen
- de registratie moet een samenhangende verzameling van persoonsgege
vens zijn. Deze samenhang kan onder meer blijken uit de wijze waarop
die verzameling toegankelijk is;
- de registratie dient - voor zover zij niet langs geautomatiseerde weg
wordt gevoerd - met het oog op een doeltreffende raadpleging syste
matisch te zijn aangelegd. Zo zullen gegevensbestanden in de vorm van
kaartsystemen, of in hoofdzaak bestaande uit voorgedrukte formulie
ren, in de regel wel onder het begrip systematisch aangelegd vallen.
Dossierverzamelingen die uitsluitend bestaan uit een hoeveelheid op
alfabet gerangschikte dossiers met losse aantekeningen en min of meer
chronologisch geordende documenten van velerlei aard, zullen vaak
niet onder het begrip vallen. Denk hierbij aan personeelsdossiers,
waarbij alle persoonsgegevens over een personeelslid chronologisch
zijn opgeborgen, zonder nadere rubricering naar onderwerp. Ook een
dossier met vergunningaanvragen en - besluiten die chronologisch zijn
gerangschikt is veelal niet systematisch toegankelijk.
Het begrippenapparaat van de wet is toegespitst op systematisch aan
gelegde verzamelingen en niet op verzamelingen waarin weinig struc
tuur zit. Zo is het bij de laatstgenoemde verzamelingen ondoenlijk
aan te geven welke soorten van gegevens in de verzameling zijn opge
nomen waardoor ook niet op voorhand bepaald kan worden aan wie welke
gegevens zullen worden verstrekt
